SISTEM INFORMASI KOMPUTER OTOMATISASI PERKANTORAN DAN SISTEM PAKAR

Muhammad Alkahfi Sabaa 2IA06 54418466

SISTEM INFORMASI KOMPUTER OTOMATISASI PERKANTORAN DAN SISTEM PAKAR

Karena teknologi berkembang begitu pesat kita harus memanfaatkan teknologi dengan baik, dalam hal ini perusahaan mengambil langkah untuk memajukan kinerjanya dengan teknologi sehingga pekerjaan akan lebih mudah.

2.1 Pengertian Sistem Informasi Berbasis Computer (CBIS)

CBIS  adalah Computer Based Information System  atau Sistem Informasi Berbasis Komputer yang berfungsi untuk mengolah data yang diperoleh menjadi informasi untuk mengambil keputusan.

2.2 Pengertian Otomatisasi Komputer

Otomatisasi kantor dilakukan untuk mempermudah komunikasi didalam maupun luar perusahaan.
Otomisasi perkantoran pertama dilakukan pada tahun 1960,dilakukan ketika IBM memasarkan mesin TIK listrik.

Otomatisasi perkantoran artinya pengalihan kendali pekerjaan manual ke automatis dengan peralatan mesin terutama komputer.

Otomatisasi perkantoran penting untuk meningkatkan tingkat efektifitas kerja perusahaan.

2.3 Tujuan Otomatisasi Komputer

 OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatakan produktivitas lewat :
-Minimalisir biaya
-Pemecahan masalah kelompok
-Melengkapi bukan mengganti pekerja yang ada
-Menyatukan dan menerapkan teknologi
-Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan agar lebih efisien
-Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan
-agar meningkatkan komunikasi dan dapat menghasilkan keputusan yang lebih cepat dan tepat

2.4 Manfaat Otomatisasi Komputer

Manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi perkantoran contohnya seperti meminimalisir biaya, pemecahan masalah dalam kelompok, cara komunikasi bisnis dan meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.

2.5 Fasilitas dalam Otomatisasi Komputer

⦁ Dilihat dari tenaga penggeraknya
Mesin manual yang digerakkan dengan manusia dan mesin listrik yang digerakkan listrik.
⦁ Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya
Mesin mekanik merupakkan mesin yang bisa kita lihat pergerakan mesinnya dan    mesin elektronik adalah mesin yang memakai kabel.
⦁ Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor
Mesin-mesin untuk mencatat informasi, Mesin-mesin untuk menghimpun Informasi, Mesin-mesin untuk mengolah informasi , Mesin-mesin untuk memperbanyak informasi, Mesin-mesin untuk mengirimkan informasi dan Mesin-mesin untuk menyimpan informasi.

2.6 Peranan otomatisasi perkantoran dalam pemecahan suatu masalah

dalam aplikasi OA dapat membuat manajer untuk melakukan suatu pemilihan keputusan untuk membuat sistem yang baik.

yang mempengaruhi peranan otomatisasi perkantoran dalam pemecahan suatu masalah adalah :
⦁ Jenis organisasi
⦁ Pilihan pribadi
⦁ Sumber daya OA yang disediakan perusahaan

2.7 Pengguna Otomatisasi Komputer

Otomatisasi pegawai dipakai oleh semua orang yang bekerja dikantor.
pada dasarnya ada 4 kategori pengguna OA yaitu :
⦁ Manajer : dia adalah orang yang bertanggung jawab dalam mengolah sumber daya perusahaan.
⦁ Profesional : dia memberikan keahlian khususnya.
⦁ Sekretaris : biasanya ditugaskan untuk menjadi mitra yang membantu dalam hal penjadwalan, komunikasi dan korespondensi.
⦁ Pegawai administratif  : melaksanakan tugas untuk sekretaris

2.8 Tahap Penerapan Otomatisasi Perkantoran

⦁ Tahap-tahap Penerapan Otomatisasi Kantor
1. Tradisional : penggunaan teknologi untuk mengurangi biaya
2. Transisional : dimulainya mengolah data dengan komputer
3. Transformasional : menggunakan teknologi dalam pekerjaan sehari hari
⦁ Cara Menerapkan (Virtual Office)
a. Menyediakan sumber daya komputer
b. Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi
c. Menyediakan perlengkapan non-komputer
d. Menyiapkan sarana telepon yang dapat dialihkan
e. Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi
f. Membuat jadwal pertemuan reguler
g. Melaksanakan urutan-urutan pekerjaan secara teratur
⦁ Manfaat Menerapkan Kantor Virtual dalam Bisnis
Manfaat penerapan kantor virtual adalah hemat biaya dan hemat waktu.
⦁ Keuntungan dan Kerugian Kantor Virtual
Keuntungannya adalah mengurangi biaya , membuat jaringan komunikasi formal, mengurangi penghentian kerja dan kontribusi sosial.
sedangkan kerugiannya kebanyakan dari mental pengguna yang biasanya berkaitan dengan rasa tidak bekerja dengan manual.

2.9 Model Otomatisasi Perkantoran

Karena OA tidak mengolah data maka penggunaan database dibatasi pada isi informasi.
Informasi bekerja sebagai input dalam aplikasi OA.

2.10 Penggunaan Peralatan dalam Otomatisasi Kantor

⦁ Dilihat dari tenaga penggeraknya : ada mesin manual dan elektrik
⦁ Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya : Mesin mekanik dan elektronik
⦁ Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor
Mesin-mesin untuk mencatat informasi, Mesin-mesin untuk menghimpun Informasi, Mesin-mesin untuk mengolah informasi , Mesin-mesin untuk memperbanyak informasi, Mesin-mesin untuk mengirimkan informasi dan Mesin-mesin untuk menyimpan informasi.

2.11 Jenis-jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor

⦁ Pengolahan Kata (Word Processing) seperti microsoft word
⦁ Surat Elektronik (Electronic Mail/E-mail)
⦁ Voice Mail untuk mengirim pesan suara
⦁ Kalender Elektronik (Electronic Calendaring)
⦁ Konferensi Audio (Audio Conferencing)
⦁ Konferensi Video
⦁ Konferensi Komputer (Computer Conferencing)
⦁ Transmisi Faxsimili (Facsimile Transmission)
⦁ Pencitraan (Imaging)
⦁ VideoText
⦁ Desktop Publishing (DTP)

2.12 Sistem Pakar

Konsep sistem pakar yaitu menirukan cara kerja seorang manusia yang ahli dalam hal tertentu.
keunggulannya yaitu ketika dalam suatu linkungan tidak ada yang ahli dalam bidang tersebut jadi bisa menggunakan sistem pakar.

2.13 Kelebihan Sistem Pakar

⦁ memungkinkan orang biasa untuk mengerjakan sesuatu seperti ahli.
⦁ meningkatkan pruduktivitas menjadi lebih efisien.
⦁ Menghemat waktu
⦁ Menyederhanakan pekerjaan
⦁ pengolahan berulang secara otomatis
⦁ tersedianya pengetahuan pakar bagi masyarakat luas

2.14 Kelemahan Sistem Pakar

⦁ Pengembangannya sulit karena tergantung pakar yang ada
⦁ Mahal untuk dikembangkan
⦁ Masih harus diimplementasi kan dalam komputer besar
⦁ Tidak 100% menguntungkan karena sumbernya adalah manusia dan manusia masih bisa salah

2.15 Tahapan-tahapan pengembangan sistem pakar

⦁ Identifikasi, Menentukan hal hal yang akan dianalisis.
⦁ Konseptualitas, Hasil identifikasi dibandingkan dan konsep yang penting dan ideal yang akan digunakan.
⦁ Formalisasi, konsep yang telah diambil diimplementasikan secara formal
⦁ Implementasi, setelah diformalisasi denagn lengkap lalu diimplementasikan dengan membuat garis besar masalah kemudian memecahkan masalah.
⦁ Evaluasi, pengujian sistem pakar yang telah dibangun.
⦁ Pengembangan Sistem, agar sistem yang dibangun tidak menjadi usang dan invesatasi tidak sia sia.

2.16 Bentuk Sistem Pakar

⦁ Berdiri sendiri : sistem pakar merupakan software yang berdiri sendiri dan tidak bergantung dengan software yang lain
⦁ Bagian program  yang ada dalam suatu algoritma yang mana bisa memanggil algoritma subrutin lain
⦁ Menghubungkan ke software lain : sistem pakar yang terhubung ke suatu program tertentu
⦁ Sistem Mengabdi : sistem pakar yang menjadi satu dengan komputer khusus.

2.17 Struktur Sistem Pakar

sistem pakar terdiri dari dua bagian pokok, yaitu lingkungan pengembangan dan lingkungan konsultasi.
Cara representasi sistem pakar
Ada tiga teknik cara representasi dalam sistem pakar, yaitu: 
Production rule, Model ide dasar yang memberikan pengetahuan dalam format jika-maka
Semantic network, Adalah gambaran grafik dari pengetahuan dengan memperhatikan lambang lambangnya.
Frame, Adalah struktur data yang berisi semua pengetahuan tentang objek tertentu.
Kategori umum dari sistem pakar
Kategori - Masalah yang diselesaikan
Diagnosa - Menduga dimana kegagalan sistem yang di observasi
Interpretasi - Menduga gambaran situasi dari observasi
Prediksi - menduga akibat yang akan terjadi dari observasi
Perencanaan - membuat rencana untuk mencapai tujuan tertentu
Monitoring - Membandingkan observasi dengan rencana
Debugging - membuat pembenaran kegagalan yang ada
Reference  - melakukan pembenaran kegagalan
Instruksi - Mendiagnosa
Kontrol - Mengimplementasikan, memprediksi, mengontrol kegiatan yang membutuhkan pemanduan
Contoh beberapa sistem pakar
XSEL
Membantu penjual untuk membantu menjual dengan komputer DEC yang memilihkan pesanan yang seusai kebutuhan.
MYCIN
Membantu jurumedis dalam mendiagnosa penyakit yang disebabkan oleh bakteri
 PROSPECTOR
 menyediakan kemampuan seperti seorang pakar di bidang geologi.

2.18 Model konseptual sistem pakar

Model konseptual sistem pakar yang paling umum adalah adanya 4 buah komponen penting, yakni basis pengetahuan (knowledge base), mesin inferensi (inference engine), fasilitas penjelasan, dan antarmuka pemakai.
⦁ Basis pengetahuan yang bersumber kepada pengetahuan pengetahuan sistem pakar.
⦁ Mesin inferensi adalah inti dari sistem pakar.
⦁ Fasilitas penjelas adalah sesuatu yang berfungsi untuk memberikan penjelasan kepada user
⦁ Antarmuka pemakai merupakan bagian yang menjembatani antara sistem dan pemakai.

3.1 Kesimpulan
Konsep SIM dibuat saat komputer diperkenalkan pada tahun 1964 untuk mendukung peralatan baru  dalam penerapan ke tujuan utama yaitu menghasilkan informasi manajemen.

Otomatisasi kantor (office automation/OA) digunakan untuk mempermudah komunikasi dan meningkatkan kinerja manajer dan pekerja kantor dengan alat elektronik. OA telah berkembang dan meliputi banyak aplikasi . Komputer dapat digunakan untuk penalaran logis yang hampir sama dengan manusia yang mana disebut artificial intelligence

Contoh penerapan otomasi kantor adalah mulai dilakukannya video conference pada saat WFH sekarang ini dalam mengganti meeting tatap muka yang bisa berakibat penularan virus covid sehingga video conference dilakukan yang mana dapat mengurangi biaya meeting yang harus sewa ruangan dan lain lain sedangkan kita bisa meeting dimana saja dengan video conference